Политика обработки персональных данных

Общие сведения

Настоящая Политика разработана в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» и определяет порядок обработки и защиты персональных данных пользователей сервиса Potok AI Virtual Office (potok.chat).

1. Оператор персональных данных

• Индивидуальный предприниматель Краснов Владимир Андреевич
• ИНН 781422796858
• ОГРНИП 320784700096770
• Адрес: г. Санкт-Петербург
• Электронная почта для обращений по вопросам обработки ПДн: support@potok.chat

2. Термины

• Персональные данные (ПДн) — любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определённому физическому лицу (субъекту ПДн).
• Обработка ПДн — любое действие с ПДн (сбор, запись, систематизация, хранение, использование, передача, удаление и др.).
• Субъект ПДн — пользователь Сервиса, чьи данные обрабатываются.
• Сервис — программный комплекс Potok AI Virtual Office, доступный на potok.chat и связанных поддоменах.

3. Правовые основания обработки

• Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»
• Конституция РФ, Гражданский кодекс РФ
• Согласие субъекта на обработку персональных данных
• Договор (Пользовательское соглашение), стороной которого является субъект ПДн, либо в целях заключения такого договора

4. Категории обрабатываемых данных

Оператор обрабатывает следующие категории данных:

• Идентификационные и контактные данные: имя, отображаемое имя (display name), адрес электронной почты, логин, должность (при указании).
• Учётные данные: пароль в зашифрованном (хешированном) виде, идентификаторы учётной записи и воркспейса.
• Данные использования Сервиса: сообщения, файлы, контент, размещаемый в каналах, личных сообщениях и базах знаний.
• Технические данные: IP-адрес, данные об устройстве и браузере, cookie, журналы (логи) активности, push-токены.
• Платёжные данные: сведения, необходимые для оформления и подтверждения оплаты подписки (реквизиты платежа обрабатываются платёжным провайдером; Оператор не хранит полные данные банковских карт).
• Специальные категории и биометрические ПДн Оператором целенаправленно не обрабатываются. Пользователю не следует размещать такие данные в Сервисе.

5. Цели обработки

• Регистрация и идентификация пользователей, предоставление доступа к Сервису.
• Обеспечение функционирования мессенджера, AI-функций (виртуальные сотрудники, AI-ассистент, AI-дайджест), баз знаний и поиска.
• Исполнение Пользовательского соглашения, оформление и поддержка подписки, расчёты.
• Техническая поддержка, обеспечение безопасности и предотвращение злоупотреблений.
• Информирование пользователей об изменениях Сервиса, тарифов и условий.
• Исполнение требований законодательства РФ.

6. Использование сторонних AI-провайдеров и трансграничная передача

6.1. Для работы AI-функций Сервиса (виртуальные сотрудники, AI-ассистент, AI-дайджест, RAG-поиск) часть данных, включая текст сообщений и содержимое файлов, передаётся сторонним AI-провайдерам: OpenAI, Anthropic либо иному провайдеру (custom-endpoint), указанному в настройках воркспейса.

6.2. Указанные провайдеры могут находиться за пределами территории Российской Федерации. В связи с этим осуществляется ТРАНСГРАНИЧНАЯ передача персональных данных в порядке ст. 12 Федерального закона № 152-ФЗ.

6.3. Трансграничная передача осуществляется при наличии согласия субъекта ПДн и в объёме, необходимом для предоставления AI-функций. Пользователь, не желающий, чтобы его данные обрабатывались AI-провайдерами, должен воздержаться от использования AI-функций и от размещения персональных данных в обрабатываемом AI-функциями контенте.

6.4. Хранение основных данных Сервиса осуществляется на серверах, расположенных на территории Российской Федерации (инфраструктура российского облачного провайдера), в соответствии с ч. 5 ст. 18 Закона № 152-ФЗ.

7. Передача данных третьим лицам

• Оператор не продаёт персональные данные.
• Данные могут передаваться: AI-провайдерам (п. 6), хостинг-провайдеру и провайдеру инфраструктуры (хранение в РФ), платёжному провайдеру (для проведения оплаты), а также государственным органам в случаях, предусмотренных законодательством РФ.
• При использовании функции моста с Telegram данные передаются в сервис Telegram в объёме, необходимом для синхронизации, на условиях Telegram.

8. Условия и сроки обработки

• Обработка осуществляется с момента предоставления данных и до достижения целей обработки либо до отзыва согласия субъектом ПДн.
• После прекращения использования Сервиса и достижения целей обработки данные удаляются или обезличиваются, если иной срок хранения не установлен законодательством РФ или договором.
• Обработка осуществляется как с использованием средств автоматизации, так и без них.

9. Права субъекта персональных данных

• Получать информацию об обработке своих ПДн.
• Требовать уточнения, блокирования или уничтожения ПДн в случае их неполноты, неточности либо неправомерной обработки.
• Отозвать согласие на обработку ПДн.
• Обжаловать действия Оператора в уполномоченном органе по защите прав субъектов ПДн (Роскомнадзор) или в суде.
• Для реализации прав субъект направляет обращение на адрес: support@potok.chat. Срок рассмотрения — в пределах, установленных Законом № 152-ФЗ.

10. Меры защиты данных

Оператор принимает правовые, организационные и технические меры защиты ПДн от неправомерного доступа, изменения, распространения и уничтожения, включая: шифрование канала связи (TLS), шифрование хранимых данных (at-rest), разграничение прав доступа, резервное копирование, журналирование действий. Сообщается, что сквозное (E2E) шифрование и двухфакторная аутентификация на текущий момент не реализованы.

11. Cookie

Сервис использует файлы cookie и аналогичные технологии для обеспечения работы, аутентификации и улучшения качества Сервиса. Пользователь может управлять cookie в настройках браузера; отключение части cookie может ограничить функциональность Сервиса.

12. Изменение Политики

Оператор вправе вносить изменения в настоящую Политику. Актуальная редакция размещается на сайте potok.chat в разделе «Документы». Продолжение использования Сервиса после публикации изменений означает согласие с обновлённой Политикой.